Правила успешной презентации
Ануфриева Ольга Всеволодовна
Старший методист МАОУДО «ДДЮТ» г. Чебоксары
Презентации, подготовленные с помощью программы MS PowerPoint, становятся все более популярным средством представления информации, создания конспектов лекций и сопровождения публичных выступлений. Для того чтобы такая презентация действительно делала выступление более эффективным, необходимо соблюдение определенных требований. Эти требования кажутся очевидными; тем не менее, практика показывает, что они часто нарушаются не только начинающими, но и квалифицированными пользователями и специалистами в области информационных технологий.
1. Информация на слайдах должна хорошо читаться
1.1. Цветовое решение презентации.
Независимо от того, насколько красочны и привлекательны шаблоны оформления слайдов, предлагаемые программой MS PowerPoint, выбор цветового решения — соотношения цветов фона слайда и текста — диктуется условиями показа. Для демонстрации презентации на экране монитора или с помощью проектора в хорошо затемненном помещении вполне оправдан выбор ярких цветов, темного фона слайдов и светлого цвета текста. Типичной же ситуацией является отсутствие затемнения, поэтому оптимальным для электронной презентации является светлый фон слайдов и темный цвет текста.
1.2. Размер и тип шрифта.
Размер шрифта, позволяющий сделать текст приемлемым для чтения на экране, предусмотрен в шаблонах презентаций, поэтому имеет смысл размещать на слайде такой объем текста, который бы не приводил к автоматическому уменьшению размера шрифта.
Кроме того, нужно помнить, что на экране лучше воспринимаются шрифты без засечек (такие как, например, Tahoma, Verdana, Arial), поэтому использовать привычный для печатных текстов шрифт Times New Roman в презентациях не рекомендуется, также как не рекомендуется использовать курсивное начертание.
Анимацию текста лучше всего выводить абзацами, и задать время выхода абзацев автоматически, чтобы не щелкать мышью.
1.3. Объем и структурирование информации на слайде.
Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика — для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций — конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования.
Списки на слайдах не должны включать более 5–7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки.
В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов — в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом.
Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы — более 5 элементов.
Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.
2. Выбранные средства визуализации должны быть адекватными содержанию
2.1. Информация, которая плохо воспринимается на слух — даты, имена, новые термины, названия — должна быть обязательно представлена на слайдах.
2.2. При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы.
2.3. Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.
3. Количество и содержание слайдов должны быть адекватны содержанию и продолжительности выступления
3.1. Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов.
Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).
3.2. Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обязательно использование соответствующей символики.
3.3. Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздаточных материалах.
4. Файл презентации необходимо сохранять в формате «Демонстрация» (слайд-шоу)
Для показа файл презентации необходимо сохранить в формате «Демонстрация PowerPоint» (Файл — Сохранить как — Тип файла — Демонстрация PowerPоint). В этом случае презентация автоматически открывается в режиме полноэкранного показа (slideshow) и слушатели избавлены как от вида рабочего окна программы PowerPoint, так и от потерь времени в начале показа презентации.
Отдельным аспектом подготовки иллюстративных материалов к публичному выступлению является создание раздаточных материалов.
Практика показывает, что в подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные выступления, сложнее всего:
– трансформировать текст выступления для его представления в виде ключевых слов и фраз,
– выбрать адекватные средства визуализации информации,
– подобрать оптимальное цветовое решение,
– отказаться от чрезмерного использования анимационных эффектов.